Tietosuojaseloste

Henkilösuojalaki (523/99) 10§ ja 24§

Helsingin Palloseura ry:n tietosuojaseloste

(päivitetty 1.2.2024)

Helsingin Palloseura ry
Pakilantie 86a, 00670 Helsinki

(Myöhemmin ”HPS”, ”seura” tai ”me”)

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, kausikortti- tai muista asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys.

Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä käytänteitä ja periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Toimistopäällikkö Ella Andberg
Pakilantie 86a, 00670 Helsinki
ella.andberg@hps.fi
+358 50 534 5436

2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

2.1. Jäsenrekisteri

Seurassa on käytössä myClub - urheiluseuran hallinnoinnin rekisteri. Rekisterissä ylläpidetään seuran jäsenten, alaikäisten vanhempien ja seuran toimihenkilöiden yhteystietoja yhteydenpitoa ja viestintää varten sekä jäsenten muita henkilötietoja sekä seuran hallinnoinnin kannalta tarpeellisia tietoja seuran toimesta tapahtuvaa seurahallinnointia varten.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen yhdistyslakiin perustuvan jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin tarkoituksiin:

Jäsenyyksien ylläpito ja hallinnointi

Kilpailutoiminnan toteuttaminen

Osallistujatietojen ylläpito ja hallinnointi

Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu

Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle

Laskutus ja palkanmaksu

Sähköinen jäsenviestintä

Analysointi ja tilastointi

Jäsenpalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

2.2. Asiakasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja seuran välillä solmitun sopimuksen, taikka seuran ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

Kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi

Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

Analysointi ja tilastointi

Tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen

Sisällöt ja niiden personointi

2.3. HPS Pikku Jääkärit -tukirahasto

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen. Tukirahastosta avustusta hakeva henkilö hakee avustusta vapaaehtoisesti ja suostuu tietosuojaselosteen mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn rekisteröidyn ja seuran välillä solmitun sopimuksen, taikka seuran ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

Tukirahaston hakumenettely

Tukirahaston avustusten myöntäminen

Tukirahaston avustusten maksaminen

3. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

3.1. Jäsenrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

· yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,

· rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,

· demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,

• mahdolliset luvat ja suostumukset

• jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta ja rooli seurassa

• ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot

• palkan- ja palkkionmaksuun sekä vakuutuksiin liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus

• seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva

3.2. Asiakasrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

· yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,

· rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,

· demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,

· työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,

· asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot

3.3. HPS Pikku Jääkärit -tukirahasto

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

· yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,

· rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,

· demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,

• mahdolliset luvat ja suostumukset

• jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta ja rooli seurassa

• hakijatalouden tulotiedot

• hakijatalouden sosiaaliturvatukien tiedot

• hakijatalouden muut tiedot, jotka hakija on tukihakemuksen yhteydessä antanut

4. Säännönmukaiset tietolähteet

4.1. Jäsenrekisteri

Jäsenrekisterin tiedot saadaan:

• jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, sovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,

rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. erotuomarin) syöttäminä

• evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla

• Suomen Palloliiton rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä (esim. Taso)

4.2. Asiakasrekisteri

· rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,

· seuran jäsenrekisteristä,

· seuran käyttämän lipunvälittäjän lipunmyynti- ja kulunvalvontajärjestelmästä,

· erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä

4.3. Pikku Jääkärit -tukirahasto

rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,

seuran jäsenrekisteristä

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Ellei rekisteröity ole kirjautuneena käyttänyt seuran sähköisiä palveluita tai avannut uutiskirjeitä viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana, ja käyttäjän asiakassuhde tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan ja muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

6. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. MyClub -palvelun käyttö edellyttää käyttäjän rekisteröitymistä ja henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Seura antaa käyttäjätunnuksen jäsenrekisterissään olevalle henkilölle ja tämän huoltajalle jäsenen ollessa alaikäinen. Samoin käyttäjätunnus annetaan henkilöille, joilla on seurassa olevan roolin tai tehtävien vuoksi oikeus nähdä ja hallinnoida jäsenten tietoja. Tietojen näkyvyyttä hallinnoidaan erilaisilla käyttöoikeustasoilla. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

HPS käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (myClub) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

· Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla

· Seuran ja joukkueiden toimihenkilöiden nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja roolin julkaiseminen seuran verkkosivuilla

· Pelaajaluettelon julkaiseminen seuran verkkosivuilla erillisen suostumuksen perusteella

· Toiminnan toteuttamiseen liittyvät tietojenluovutukset (esim. vakuutusyhtiöille tai turnausmatkaa, leiriä tms. varten matkustamiseen, kuljetukseen, majoitukseen ja ruokailuun vaadittavien tietojen luovutus sekä joukkueiden yhteyshenkilön tiedot seuran varustetoimittajalle)

· Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

· Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

HPS ry / Tietosuoja
Pakilantie 86a, 00670 Helsinki

tai sähköpostitse osoitteeseen info@hps.fi.

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa Pakilantie 86a, 00670 Helsinki.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse info@hps.fi.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse info@hps.fi.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse info@hps.fi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse info@hps.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa ja lukituissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä tai yhdistyksen sääntöjen tai seuraroolinsa perusteella oikeutettu tarve käyttää tietoja.